Sinds 1 juni 2003 gelden de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) en de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT) voor de notaris en de andere onafhankelijke beroepsbeoefenaren. Deze wetten golden reeds voor financiële instellingen. Met ingang van 1 augustus 2008 zijn de WID en de Wet MOT samengevoegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Op grond van de WWFT is de notaris verplicht tot het verrichten van cliëntenonderzoek en het doen van een melding bij een vermoeden van witwassen of financieren van terrorisme.

Voor alle onder de WWFT vallende transacties (vrijwel het gehele werkterrein van de notaris met uitzondering van het familie- en erfrecht) geldt een verplicht cliëntenonderzoek.

Alle cliënten die een dergelijke transactie door de notaris willen laten uitvoeren, moeten zich eerst een keer persoonlijk laten identificeren en hun identiteit met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs laten verifiëren.

Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is de notaris verplicht verder onderzoek te doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden en in het buitenland wonen. Deze worden ook wel PEP’s genoemd oftewel politically exposed persons.

De vaststelling van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Voor de toepassing van de Notariswet kunnen onderdanen van EU/EERlanden of Zwitserland hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige identiteitskaart, mits voorzien van een pasfoto van de houder, of een geldig rijbewijs mits voorzien van een pasfoto van de houder en deze in Nederland woonachtig is.

Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument. Voor de toepassing van de WWFT worden ook nationale paspoorten, buitenlandse paspoorten, diplomatieke paspoorten en dienstpaspoorten als geldige identificatiedocumenten beschouwd.

De identiteit van een rechtspersoon kan worden geverifieerd aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd.

Ook uiteindelijk belanghebbende personen met een belang van meer dan 25% in een rechtspersoon moeten worden geïdentificeerd door de notaris en zo nodig hun identiteit laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd oftewel ultimate beneficial owners. Afhankelijk van de mate van het risico kan de notaris verplicht zijn nader onderzoek te doen.

 

De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Ook wanneer het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen.

Verder mogen notarissen op basis van eigen beroepsregels geen contante bedragen aannemen van meer dan € 15.000,-. Wanneer er toch meer dan € 15.000,- in contanten wordt betaald of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet de notaris dit bij het FIU-Nederland melden.

Dit zal ook het geval zijn als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. De meldingsplicht geldt ook indien de notaris op verzoek van een cliënt meer dan € 15.000,- in contanten uitbetaalt of laat uitbetalen door de bank.

De WWFT geldt niet voor diensten op het gebied van het familie- en erfrecht. Voor het verzorgen van eenvoudige aangiften voor de inkomstenbelasting en aangiften met betrekking tot successierechten is geen cliëntenonderzoek vereist, maar hiervoor geldt wel de meldingsplicht.

De notaris heeft geen meldingsplicht indien eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken.

De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij het FIU-Nederland te melden.

(KNB, versie juli 2009. Zie ook www.notaris.nl).